Nós da Guardeaju prezamos pela organização e acessibilidade. Com isso, pesquisamos e aprendemos conceitos sobre organização para que você economize tempo e dinheiro na sua busca por uma empresa de armazenamento. Afinal, seus itens merecem todo o respeito assim como o seu bolso.
Armazenar itens pessoais ou profissionais requerem uma noção mínima de organização e inúmeras metodologias existem para nos trazer uma performance melhor nesse aspecto. Nisso, comentamos neste artigo o método GTD, da sigla em inglês “Get Things Done”, ou simplesmente Tenha as Coisas Feitas.
Criado por David Allen, é mais do que um sistema de gerenciamento de tempo. Na verdade, a metodologia foi criada para trazer ação e ordem para a nossa organização, que é desorganizada.
O método GTD permite que as pessoas tenham controle sobre a sua própria rotina, ajudando-as a organizar suas tarefas e viver uma vida mais consciente. Ele se concentra na ideia de mover todos os itens de interesse, tarefas e projetos para informações que você precisa lembrar, fora de sua mente.
No Brasil, uma das maiores autoridades sobre o assunto é a criadora do blog Vida Organizada, Thais Godinho.
Autora do blog desde 2006, o Vida Organizada traz dicas de organização e de produtividade para inspirar as pessoas a terem mais qualidade de vida. Não trata a organização como um modelo perfeito a ser alcançado, mas sim como um meio para chegar onde se deseja. Diariamente, diversos conteúdos são postados em seus diversos canais para ajudar seus seguidores a incorporarem os bons hábitos da organização.
Thays tem 3 livros lançados. O primeiro em 2014, o livro “Vida Organizada” traz um compilado de boas práticas e planejamento de vida. O segundo livro, “Casa Organizada”, foi lançado em 2016 e traz uma abordagem de organização da casa voltada à curtição do espaço em si, e não da servidão a ele. O mais recente livro, “Trabalho Organizado”, foi lançado em 2018 e trata de uma rotina mais gentil que todos nós podemos ter de trabalho com nós mesmos.
Os 5 pilares do método GTD
A abordagem GTD é implementada através de uma sequência de etapas. Essas etapas compõem essencialmente os 5 pilares deste método, que são os facilitadores dos processos operacionais. São eles:
1. Capturar
Se existe alguma pendência que você precisa fazer e está presa na sua mente, você precisa colocá-la pra fora antes de resolver. Limpar sua mente de toda a desordem e organizar adequadamente suas tarefas é a maneira mais efetiva de lidar com as coisas.
É por isso que o primeiro passo do método GTD é capturar. Ou seja, coletar o que está preso em sua mente. Isso pode envolver qualquer coisa, desde e-mails profissionais pendentes, telefonemas, compromissos, até simplesmente limpar seu guarda-roupa e dar comida para os cachorros.
Transfira todas essas tarefas para um sistema externo, que pode ser uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Você pode adotar o sistema que mais funciona pra você: um simples aplicativo de lista de tarefas, um papel, bloco de notas do celular, enfim – qualquer ferramenta da sua preferência, seja tecnológica ou não.
2. Esclarecer
Muitas vezes, a mente humana age como uma grande acumuladora de ideias, por mais triviais que sejam. Para converter adequadamente todas essas ideias confusas em ações viáveis, você precisa distinguir as tarefas acionáveis e não acionáveis para se livrar das que não podem ser feitas, limpando assim alguma memória cerebral. E é sobre isso a segunda etapa do método GTD. A etapa de clareza consiste em processar as tarefas que foram coletadas na etapa anterior e dividi-las em ações menores e mais gerenciáveis. O objetivo aqui é limpar a desordem e obter uma imagem clara do que está por vir nos processos seguintes, de execução.
3. Organizar
Depois de decidir as tarefas acionáveis, categorize-as e priorize-as de acordo com as datas de vencimento ou urgência. Essa é a etapa de organização.
Existem inúmeras tarefas à sua frente, algumas das quais você não precisa fazer imediatamente. Priorizar é fundamental para manter o controle da sua rotina. Porém, é importante manter um único registro com todas as tarefas pendentes, para que você possa recuperá-las mais tarde de forma fácil.
Mas, como exatamente você organiza suas tarefas? Através da árvore de decisão do método GTD! David Allen explica um processo simples de tomada de decisão que o ajuda a categorizar suas tarefas por meio de uma série de perguntas que eventualmente levam às ações apropriadas.
Em primeiro lugar, você precisa decidir se suas tarefas específicas são acionáveis ou não. Supondo que não sejam, é interessante usar 3 categorias para dividi-las:
- Lixo: aqui ficam os itens que não valem o seu tempo e não requerem nenhum tipo de atenção
- Referências: esta lista consiste em todas as informações úteis que não requerem nenhuma ação, mas que podem ser necessárias em um futuro próximo
- Algum dia/talvez: categoria de todas as tarefas que você não tem certeza se devem ser feitas imediatamente. Guarde essas tarefas, mas revise-as regularmente para ver se alguma ação precisa ser tomada.
Em seguida, você avança para outras questões para decidir o que exatamente você precisa fazer para os processos de operações.
Em resumo, você pode dominar o jogo da organização dividindo suas tarefas em listas de tarefas apropriadas, de acordo com seus níveis de prioridade e urgência. Você precisa decidir primeiro se a tarefa é acionável ou não. Se não for, você a move para a lixeira, referências ou uma lista de algum dia/talvez.
No contexto GTD, um “projeto” é qualquer coisa que exija mais de uma etapa para ser concluída. Se as tarefas exigirem mais de uma etapa para serem concluídas, coloque-as em qualquer uma das três categorias a seguir:
- Lista de espera: todas as tarefas que você delegou a outras pessoas para execução
- Lista de próximas ações: ações que precisam ser feitas, mas estão sem data de vencimento
- Calendário: ações que devem ser concluídas em uma data ou hora específica
Depois de organizar suas tarefas, você está um passo mais perto de realizá-las com inteligência.
4. Refletir
Para que o método GTD funcione de forma eficaz, você precisa revisar seu fluxo de trabalho com frequência. É aqui que entra a etapa de reflexão, que deve ser constante. A análise aprofundada para monitorar o progresso e identificar as próximas ações a fazer ajuda muito a refletir sobre suas decisões e quais ajustes você precisa fazer na rotina.
5. Engajar
A quinta e “última” etapa do GTD é, efetivamente, começar a executar as tarefas. Tudo está bem na sua frente, desde as datas de vencimento até os níveis de prioridade. Você só precisa começar a trabalhar e terminar as coisas.
Como você pode ver, o método GTD requer uma certa quantidade de tempo e energia para ser configurado. No entanto, depois do primeiro contato com a metodologia, todas as etapas vão ficando cada vez mais automatizadas e você passa a organizar sua rotina de forma mais fluida.
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